Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

KADRIQ est un projet cofondé par Gregg Tshiteya et Margaux Bayet. Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer un droit, vous pouvez écrire à contact@kadriq.be.

L’identité juridique complète et, le cas échéant, le numéro d’entreprise seront ajoutés à cette politique dès leur attribution.

2. Le rôle de KADRIQ et celui du commerce

Pour les données nécessaires au fonctionnement du site, à la création des comptes et à la relation commerciale, KADRIQ détermine les finalités du traitement.

Pour les informations concernant les salariés introduites par un commerce, ce commerce reste responsable du traitement. KADRIQ agit comme prestataire technique et traite ces données uniquement pour fournir les fonctions demandées : organisation du dossier, chronologie, préparation des actions, documents et transmissions.

Le responsable du commerce doit informer les personnes concernées et s’assurer qu’il dispose d’une base légale pour introduire leurs données dans KADRIQ.

3. Données que nous traitons

• Compte utilisateur : nom, adresse e-mail, méthode de connexion et identifiant technique.
• Entreprise : nom commercial, secteur, commission paritaire, contacts professionnels et paramètres utiles à l’accompagnement.
• Dossiers RH : identité professionnelle du salarié, contrat, événements datés, faits communiqués, documents, suivis et brouillons créés à la demande de l’utilisateur.
• Demandes commerciales : coordonnées et informations transmises dans le formulaire de demande d’accès.
• Données techniques : journaux de sécurité, informations nécessaires à la connexion, à la prévention des abus et au bon fonctionnement du service.

KADRIQ ne demande pas de diagnostic médical. Les utilisateurs doivent éviter de saisir des données médicales ou sensibles qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion de la situation.

4. Pourquoi utilisons-nous ces données ?

• Créer et sécuriser les comptes ;
• fournir l’espace KADRIQ et rattacher chaque dossier au bon commerce ;
• organiser les faits, documents, échéances et suivis ;
• produire les analyses, brouillons et outils demandés par l’utilisateur ;
• répondre aux demandes d’accès, d’assistance ou d’information ;
• prévenir les abus, corriger les erreurs et assurer la sécurité du service ;
• respecter les obligations légales applicables.

5. Bases juridiques

Selon la situation, les traitements reposent sur l’exécution du service demandé, les démarches précontractuelles, le respect d’une obligation légale ou l’intérêt légitime de KADRIQ à sécuriser et améliorer le fonctionnement du service. Lorsqu’un consentement est requis, il peut être retiré à tout moment sans affecter les traitements déjà réalisés licitement.

6. Prestataires utilisés

KADRIQ fait appel à des prestataires techniques qui traitent uniquement les données nécessaires à leur mission :

• Supabase : création des comptes, authentification et gestion des sessions ;
• Cloudflare et OpenAI Sites : hébergement, stockage, sécurité et diffusion de l’application ;
• Google : connexion facultative avec Google et fourniture des fonctions d’intelligence artificielle utilisées pour traiter les demandes adressées à KADRIQ.

Les données ne sont pas vendues. Lorsqu’un prestataire traite des données en dehors de l’Espace économique européen, KADRIQ s’appuie sur les garanties contractuelles et mécanismes de transfert prévus par la réglementation applicable.

7. Intelligence artificielle

Les informations nécessaires à une demande peuvent être transmises au fournisseur d’intelligence artificielle afin de produire le miroir de compréhension, le plan ou l’outil demandé. KADRIQ limite ces transmissions au contenu utile à la fonction activée.

Les réponses sont des aides à la préparation. Elles doivent être vérifiées par l’utilisateur et ne constituent ni un avis juridique, ni une décision, ni une sanction.

8. Durées de conservation

• Compte et espace de travail : pendant l’utilisation du service, puis suppression à la clôture du compte ou sur demande, sous réserve des obligations légales et des cycles techniques de sauvegarde.
• Dossiers RH : selon les instructions et choix du commerce, pendant la durée de son compte.
• Demandes commerciales : au maximum 12 mois après le dernier échange lorsqu’aucune relation contractuelle ne débute.
• Journaux de sécurité : pendant la durée nécessaire à la sécurité et au traitement d’un incident, en principe au maximum 12 mois.

9. Sécurité et confidentialité

KADRIQ met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter l’accès aux données, séparer les espaces des différents commerces, sécuriser les connexions et tracer les opérations importantes. Aucun système ne pouvant garantir un risque nul, tout incident suspect peut être signalé à contact@kadriq.be.

10. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer à certains traitements. Vous pouvez aussi retirer un consentement donné.

Pour exercer un droit, écrivez à contact@kadriq.be. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsqu’elle est nécessaire pour éviter qu’une autre personne accède à vos données.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.

11. Données relatives aux salariés

Un salarié qui souhaite exercer un droit concernant un dossier créé par son employeur doit en principe contacter cet employeur, qui est responsable du traitement. KADRIQ assistera le commerce concerné dans le traitement de la demande lorsque cela est nécessaire.

12. Modifications

Cette politique peut évoluer pour refléter les changements du service, de ses prestataires ou de la réglementation. La date de mise à jour figurant en haut de la page permet d’identifier la version applicable.